E-Rechnungspflicht 2025–2028: Was Selbstständige und kleine Unternehmen wissen müssen
Der Zeitplan
| Ab wann | Was gilt |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. |
| bis 31. Dezember 2026 | Papierrechnungen und einfache PDF-Rechnungen sind weiter erlaubt (andere elektronische Formate nur mit Zustimmung des Empfängers). |
| 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen. Wer darunter liegt, darf bis Ende 2027 noch Papier- und PDF-Rechnungen schreiben. |
| 1. Januar 2028 | Alle Unternehmen müssen bei Rechnungen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Auch bestehende EDI-Verfahren müssen dann die neuen Anforderungen erfüllen. |
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. In Deutschland üblich sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL).
Eine einfache PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“ – auch wenn sie per E-Mail verschickt wird. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD zählen künftig die Daten im XML-Teil, nicht das Bild.
Ausnahmen: Wer muss keine E-Rechnung schreiben?
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Kleinunternehmer (Leistungen nach der Kleinunternehmerregelung)
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und an juristische Personen, die keine Unternehmer sind
Wichtig: Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können – zum Beispiel von ihrem Energie- oder Telefonanbieter.
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Was sollten Sie jetzt tun?
- Empfang sicherstellen: Legen Sie fest, an welche E-Mail-Adresse E-Rechnungen geschickt werden. XML-Dateien können Sie mit unserem kostenlosen E-Rechnungs-Viewer lesbar machen.
- Richtig aufbewahren: Archivieren Sie die E-Rechnung im Originalformat (die XML-Datei), nicht nur einen Ausdruck oder ein PDF-Bild davon.
- Rechnungsprogramm prüfen: Fragen Sie Ihren Anbieter, ob er XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen kann – spätestens bis Ende 2026 bzw. 2027.
- Übergang nutzen: Bis Ihre Software so weit ist, können Sie einzelne Rechnungen mit unserem XRechnung-Generator erstellen oder bestehende PDFs per KI umwandeln (demnächst).
Rechnungen an Behörden (B2G)
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt die E-Rechnungspflicht schon länger. Der Bund verlangt in der Regel eine XRechnung über seine Rechnungsportale (zum Beispiel OZG-RE) und eine Leitweg-ID als Käuferreferenz. Diese erhalten Sie vom Auftraggeber.
Häufige Fragen
Reicht ein PDF per E-Mail ab 2025 nicht mehr?
Beim Empfang ja: Sie müssen ab 2025 E-Rechnungen annehmen können. Beim Ausstellen dürfen Sie PDF-Rechnungen noch bis Ende 2026 schreiben – bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027.
Brauche ich als Freiberufler eine teure Software?
Nein. Für wenige Rechnungen genügen einfache Lösungen. Wichtig ist, dass die Datei der Norm EN 16931 entspricht. Unsere Testrechnungen bestehen die offiziellen Prüfregeln (KoSIT-Validator für XRechnung 3.0).
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins Ausland?
Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Kunden im Ausland gelten die dortigen Regeln – zum Beispiel Peppol in Belgien.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen, „Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung“ (bundesfinanzministerium.de). Dieser Ratgeber ersetzt keine Steuerberatung.